W skrócie
Przekręt zaczyna się od przejęcia lub sfałszowania korespondencji z dostawcą. Księgowa dostaje mail z informacją o zmianie rachunku bankowego, często z uzasadnieniem w rodzaju zmiany banku, przejęcia lub audytu. Jeśli zmieni numer w kartotece bez oddzwonienia, następny przelew trafi do oszusta. Najskuteczniejszą obroną jest procedura oddzwonienia na numer z umowy i regularne ćwiczenie jej na symulacjach.
| Wariant | Jak wygląda | Sygnał ostrzegawczy |
|---|---|---|
| Fałszywa domena | Adres różni się jedną literą od prawdziwego | Nadawca inny niż w dotychczasowej korespondencji |
| Przejęta skrzynka dostawcy | Mail przychodzi z prawdziwego adresu | Nagła zmiana rachunku i nacisk na pilność |
| Podmieniony załącznik PDF | Faktura wygląda tak samo, zmienia się konto | Rachunek inny niż w kartotece |
| Prośba na „nowy bank” | Oszust powołuje się na zmianę banku lub przejęcie firmy | Brak potwierdzenia innym kanałem |
Dlaczego wiedza z jednego szkolenia nie wystarcza?
Księgowa widzi kilkadziesiąt faktur dziennie i prawie wszystkie są prawdziwe. Mózg uczy się, że faktura od znanego dostawcy jest bezpieczna, i dokładnie na to liczy oszust. Prezentacja raz w roku nie zmienia tego nawyku. Pomaga dopiero powtarzanie sytuacji, w której księgowa musi zatrzymać się i sprawdzić rachunek, zanim cokolwiek zaksięguje.
Jakie zabezpieczenia stosują firmy?
Dobra procedura jest krótka, bo długiej nikt nie przestrzega. Sprawdza się kilka prostych zasad:
- każda zmiana rachunku wymaga oddzwonienia na numer zapisany w umowie lub kartotece, nigdy na numer z maila,
- zmianę w kartotece zatwierdzają dwie osoby,
- pierwszy przelew na nowy rachunek jest możliwy dopiero po potwierdzeniu,
- rachunek kontrahenta porównujemy z wykazem podatników VAT przed dużą płatnością,
- pilne prośby o przelew dostają dodatkowe potwierdzenie innym kanałem.
Wiarygodnego kontrahenta zweryfikujesz też w rejestrach. Jeśli sprawdzasz zagranicznego partnera, pomocne bywa sprawdzanie VAT kontrahenta z UE w VIES, ale to uzupełnienie procedury oddzwonienia, nie jej zamiennik.
Co zrobić, gdy przelew już poszedł?
Czas ma kluczowe znaczenie. Zgłoś sprawę do banku, który może spróbować zablokować środki na rachunku odbiorcy, i niezwłocznie powiadom policję. Im szybciej to zrobisz, tym większa szansa, że część pieniędzy da się zatrzymać. Po fakcie sprawdź też, czy skrzynka kogoś z firmy nie została przejęta.
Jak wygląda przykładowy dzień z taką fakturą?
Dział zakupów dostaje we wtorek mail od stałego dostawcy: „od przyszłego tygodnia zmieniamy bank, nowy rachunek w załączniku”. Księgowa porównuje kwotę i numer zamówienia, wszystko się zgadza, więc aktualizuje kartotekę. W piątek idzie przelew za kilkadziesiąt tysięcy złotych. Prawdziwy dostawca odzywa się po dwóch tygodniach z przypomnieniem o zaległej płatności. Do tego momentu pieniądze są dawno wypłacone z konta słupa.
Dlaczego procedura na papierze często zawodzi?
Procedura oddzwonienia istnieje w wielu firmach, ale pod presją terminów jest pomijana. Zwykle wygrywa wygoda: mail wygląda wiarygodnie, dostawca jest znany, a telefon to dodatkowe pięć minut. Dlatego sama instrukcja nie wystarcza. Zmienia się dopiero wtedy, gdy pracownik wielokrotnie przećwiczył moment zatrzymania i wie, że nikt nie ma do niego pretensji o dodatkowe sprawdzenie.
Jak policzyć ryzyko dla własnej firmy?
Weź największy pojedynczy przelew, jaki wykonujecie do dostawcy, i pomnóż przez liczbę osób, które mogą zmienić rachunek w kartotece lub zlecić płatność. To kwota narażona. Jeśli jest wyższa niż roczny abonament na ćwiczenia, decyzja jest prosta. W Naiwne raport dla zarządu wylicza tę liczbę automatycznie, a sposób liczenia opisujemy na stronie dla zarządu.
Jak ćwiczyć dział finansów, żeby to działało?
Najlepiej na symulacjach, które wyglądają jak prawdziwa poczta. W Naiwne księgowa dostaje scenariusz „dostawca zmienia numer konta” z polską nazwą branży, terminem płatności i numerem zamówienia. Jeśli kliknie lub zatwierdzi zmianę, widzi dwuminutową lekcję z zaznaczonymi sygnałami. Nikt nie wpisuje hasła, bo strona po kliknięciu nie ma takiego pola. Szczegóły scenariuszy opisujemy na stronie fałszywa faktura i oszustwa płatnicze.
Ile to kosztuje?
Scenariusze oszustw płatniczych są w planie Firma za 990 zł netto miesięcznie (do 150 osób), a przy płatności rocznej 495 zł netto za miesiąc. Jeden fałszywy przelew często kosztuje więcej niż roczny abonament. Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku.
Dla kogo to ma sens?
Dla firm, w których kilka osób może zlecić lub zaksięgować przelew: biur rachunkowych, spedycji, hurtowni i producentów. Program dla księgowych opisujemy na stronie szkolenie z cyberbezpieczeństwa dla księgowych, a dla spedycji i dystrybucji na stronie szkolenie dla firm logistycznych.
Co to jest podmiana numeru rachunku kontrahenta?
To oszustwo, w którym przestępca podszywa się pod dostawcę i prosi o płatność faktury na inny rachunek. Faktura wygląda prawdziwie, zmienia się tylko numer konta. Skuteczna obrona to oddzwonienie na numer z umowy przed każdą zmianą rachunku w kartotece.
Jak rozpoznać fałszywą fakturę?
Porównaj rachunek z kartoteką, sprawdź adres nadawcy znak po znaku i zwróć uwagę na pośpiech oraz prośbę o dyskrecję. Jeśli rachunek jest inny niż dotychczas, zawsze potwierdź go telefonicznie na numer znany z umowy.
Czy bank odpowiada za przelew na konto oszusta?
Zwykle nie, jeśli zlecenie złożyła osoba uprawniona w firmie. Bank może jedynie pomóc w próbie zablokowania środków po zgłoszeniu. Dlatego tak ważna jest profilaktyka i szybka reakcja.
Czy można odzyskać pieniądze po podmianie rachunku?
Czasem część środków da się zatrzymać, jeśli bank odbiorcy zablokuje je zanim zostaną wypłacone. Zgłoś sprawę w banku i na policji natychmiast po wykryciu. Po kilku dniach szanse bardzo maleją.